Gestión del tiempo y multitarea

En mis clases de Gestión del Tiempo, siempre he comentado la inutilidad de la multitarea a la hora de conseguir mejorar nuestra eficiencia.

Ahora existen ya investigación al respecto, gracias a la investigación neurológica.

Como mucho algunas personas entrenadas son capaces de gestionar dos tareas, y no siempre de manera efectiva.

Os recomiendo este artículo al respecto: http://www.neurosciencemarketing.com/blog/articles/train-to-multitask.htm#more-539

Manejo de las interrupciones

Las interrupciones en el trabajo, son con frecuencia un aspecto irritante del mismo. Sin embargo tenemos que tener en cuenta que estamos en un entorno de relación, y las interrupciones son necesarias para las personas. Además nos ubican en la empresa, relacionándonos y proporcionándonos influencia en la organización.

Veamos los diferentes estilos de manejo de estos contactos:

1.- Tratar todas las interrupciones todo el tiempo necesario.

Este estilo de funcionamiento, mantiene una política de puertas abiertas regularmente, tanto para compañeros como para clientes y otras personas de otros niveles jerárquicos. Las interrupciones para discutir o manejar problemas, oportunidades o asuntos en marcha es lo que más les estimula. El resto de los trabajos esenciales o prioridades son resueltas antes o después de las horas de oficina, lo que exige con frecuencia, jornadas de trabajo muy largas.

Muchos ejecutivos necesitan que les interrumpan para estar conectados y al corriente de todo, en todo momento, de las cosas que están sucediendo en la empresa. Para estos directivos, la relación constante es un sistema con el que facilita el trabajo de la organización y que le revierte en forma de muchas ventajas.

No hay que olvidar, sin embargo que debe existir un método en esta locura de interrelaciones. La interacción espontánea es el trabajo de los directores generales. Muchos de los altos ejecutivos gobiernan sus empresas (recogen información, solucionan problemas, ejercen influencia y facilitan los objetivos prioritarios) por medio de contactos casuales, improvisados, que el resto de la gente llama interrupciones y que manejan con fluidez.

Observad en vuestras clases de master o MBA o en vuestro trabajo, que profesores o directivos funcionan con este esquema y estudiarles. Veréis como ganan influencia y manejan las situaciones. Utilizan a menudo un estilo de dirección denominado Managing By Walking Around, que les proporciona mucha influencia.

¿Cómo indican los ejecutivos que están en este estilo de manejo de contactos?

• La puerta de su despacho está abierta literalmente
• Tienen una zona cómoda para que sus visitas se sienten
• Responden a los e-mails menos prioritarios
• Saludan cuando llegan a un sitio aunque haya grupos trabajando
• Se paran frente a cualquier contacto y le dan una vía de solución, aunque sea pidiendo el envío de un e-mail recordatorio
• En las reuniones o contactos, nunca tienen el ordenador encendido con «sus cosas», sino que atienden a los demás.

2.- Equilibrio de puertas abiertas.

Las personas que funcionan con este estilo, no se sienten molestas si alguien le visita sin avisar, pero su gestión del tiempo o su trabajo no le permite dedicar todo el tiempo necesario a los contactos. Su filosofía es conseguir hacer una cantidad de trabajo propio importante durante la jornada, pero buscar espacios de contacto de forma regular que le permita manejar su influencia. Por tanto mantendrá su despacho «cerrado» durante algunas horas del día para realizar sus tareas.

Para conciliar este equilibrio, podemos hcerlo de diferentes maneras:

• Fijar horas de «puertas abiertas» planificando cuando vamos a dedicarnos a nuestras tareas y cuando a nuestros contactos.
• Pedir que nos pidan cita por e-mail: por ejemplo ¿Podemos vernos a las 4?, bastará
• Preguntar frente a una interrupción si es para ahora mismo, o si puede esperar un poco. En este segundo caso concretar reunión por e-mail
• Negociar cuando: «si, tenemos que verlo. ¿Lo vemos a las 4?

3.- Acceso controlado

Algunas personas necesitan o les gusta centrarse en lo que están haciendo y se siente literalmente asaltado cuando le interrumpen. Para intentar librarse de esta interrupción, realizan comentarios de disgusto o tratan de desembarazarse de las personas que les contactan. Realmente no necesariamente son antisociales, pero con este tipo de actuaciones se acabarán aislando. Para evitarlo tenemos que tener dos momentos claramente diferenciados. Uno de disponibilidad y otro de no disponibilidad.  Por ejemplo,

• Realizar trabajo en casa si interrupciones y permitirlas en la oficina.
• Colocar la mesa de forma que los que pasan no tengan un contacto visual, que invita a hablar.
• Cuando entren los compañeros a charlar, póngase de pié, como si estuviera a punto de marcharse.
• Preguntar: ¿Necesitas algo más?
• En una pausa, decir: Gracias por la información, se lo agradezco, y acompañar a la visita a la puerta o decir que tiene que seguir con una tarea urgente.

Las interrupciones son importantes como hemos comentado antes para manejar la influencia. Estar concentrado exclusivamente en nuestras tareas, nos aísla y esto, desde el punto de vista de la influencia y el poder es peligroso. No obstante, para mantenerlo controlado veamos algunas soluciones:

ESTABLECER UN CONTACTO RÁPIDO

• Establezca un acuerdo temporal: Tengo 10 minutos a las 6h
• Cuando alguien pregunte ¿tienes un minuto, decir: tengo 3 minutos. De esta manera no es un minuto genérico sino tres concretos y limitados.
• Pedir una versión resumida: Por favor dame una versión rápida.
• Cuando se alarga, mira puedo otros dos minutos más, así que vayamos al tema esencial.
• Realizar preguntas del tipo: dime, sí, ¿Qué puedo hacer por ti?, en vez de: Cuéntame que ocurre.

CORTAR EL PASO

• Pedir a nuestra secretaria que nos interrumpa o a alguien que nos llame.
• Mirar nuestra PDA y comentar que tenemos una reunión o algo que entregar
• Enmarcar el discurso: En concreto, ¿qué quiere que haga?
• Marcar respuestas estándar para preguntas repetitivas: enviar un e-mail con las respuestas más comunes.
• Delegar, delegar, delegar.
• Comunicar con escrito vía e-mail. Es más rápido que toda una conversación.

CORTAR LAS INTERRUPCIONES

• Ser los dueños de nuestra salida. Si vamos a ver nosotros al despacho del otro, somos nosotros los que decidimos salir. Sólo tenemos que irnos. Echar a alguien de nuestro despacho es más difícil.
• Hablar desde el marco de la puerta cuando vayamos a ver a aiguien.
• Haga Management By Walking Around, visitando antes de que le visiten.